ZARZĄDZENIE NR 116/14 w sprawie regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej 30.000 euro

ZARZĄDZENIE NR 116/14

PREZYDENTA GRUDZIĄDZA

z dnia 14 kwietnia 2014 r.

w sprawie regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej 30.000 euro

     Na podstawie art. 33 ust. 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 594 z późn. zm.) zarządzam, co następuje:

     §1. 1. Ustalam regulamin określający zasady udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej 30.000 euro dla Urzędu Miejskiego w Grudziądzu oraz pozostałych jednostek organizacyjnych gminy-miasto Grudziądz.

     2. Niniejszy regulamin stosuje się do zamówień, przy udzielaniu których nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.).

     3. Zamówienia powinny być udzielane przy zachowaniu odpowiednich przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.), w tym w szczególności przepisów art. 44 tej ustawy, tj. w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz w sposób umożliwiający terminową realizację zadań.  

     4. Zamówienia powinny być udzielane w sposób zapewniający przejrzystość, równe traktowanie podmiotów zainteresowanych wykonaniem zamówienia oraz gwarantujący zachowanie uczciwej konkurencji.

     5. Kierownicy jednostek organizacyjnych gminy-miasto Grudziądz są odpowiedzialni za udzielanie zamówień publicznych związanych z działalnością jednostki, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w granicach posiadanych upoważnień.   

     § 2. Użyte w regulaminie określenia oznaczają:

1) Urząd – należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Grudziądzu;

2) kierownicy komórek organizacyjnych – należy przez to rozumieć w Urzędzie Naczelników Wydziałów, Kierowników Biur, samodzielne stanowiska, Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych, Koordynatora Biura Prawnego oraz  Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego i Komendanta Straży Miejskiej w Grudziądzu;

3) kierownicy jednostek organizacyjnych – należy przez to rozumieć kierowników jednostek organizacyjnych gminy-miasto Grudziądz;

4) pracownik merytoryczny  –  należy przez to rozumieć pracownika Urzędu lub jednostki organizacyjnej gminy-miasto Grudziądz prowadzącego zadanie, którego dotyczy zamówienie;

5) ustawa Pzp – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.);

6) najkorzystniejsza oferta – należy przez to rozumieć ofertę z najniższą ceną lub ofertę która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny oraz innych przyjętych kryteriów;

7) BIP – należy przez to rozumieć Biuletyn Informacji Publicznej;

8) JO – należy przez to rozumieć jednostkę organizacyjną gminy-miasto Grudziądz;

9) KO – należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną Urzędu.

     § 3. 1. Przy ustalaniu wartości szacunkowej zamówienia należy przestrzegać zakazu dzielenia zamówień oraz zaniżania wartości zamówienia w celu uniknięcia stosowania ustawy Pzp. 

     2. Podstawą obliczenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług (wartość netto), ustalone z należytą starannością.

     3. Ustalenia wartości zamówienia dokonuje pracownik merytoryczny odpowiedzialny za realizację zadania w protokole, stanowiącym Załącznik Nr 1 do niniejszego regulaminu. Sposób obliczania wartości szacunkowej określają przepisy art. 32-34 ustawy Pzp.

     4. Ustalenia wartości zamówienia dokonuje się w szczególności poprzez analizę i badanie rynku.

     5. Ustalenie wartości zamówienia może mieć formę zapytania skierowanego do potencjalnych wykonawców w formie pisemnej pocztą tradycyjną, faksem bądź za pośrednictwem poczty elektronicznej lub dokonanego w formie rozmowy telefonicznej, udokumentowanej notatką służbową.  

     § 4. 1. W przypadku, gdy wartość szacunkowa zamówienia przekracza kwotę 10.000 zł brutto zapytanie ofertowe kieruje się w formie pisemnej także drogą elektroniczną do co najmniej trzech wykonawców z branży obejmującej przedmiot zamówienia. Należy dokumentować dowody nadania wysłanych zapytań. Wzór zapytania ofertowego określa Załącznik Nr 2 niniejszego regulaminu.

     2. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się możliwość skierowania zapytania ofertowego do mniejszej liczby wykonawców niż wskazano w ust. 1. Uzasadnienie takiego przypadku powinno zostać odzwierciedlone w pkt 3 protokołu z postępowania, stanowiącego  Załącznik Nr 1 do niniejszego regulaminu.   

     3. Dopuszcza się prowadzenie negocjacji z wykonawcami, którzy złożyli oferty.

     4. Z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia pracownik merytoryczny odpowiedzialny za realizację zadania sporządza protokół, według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 1 do niniejszego regulaminu. 

     5. Protokół podlega zatwierdzeniu przez:

1) w przypadku Urzędu – Prezydenta, Wiceprezydenta lub Sekretarza bądź kierownika komórki organizacyjnej Urzędu w granicach posiadanych upoważnień;

2) w przypadku pozostałych jednostek organizacyjnych gminy-miasto Grudziądz  – przez kierownika jednostki lub wskazane osoby w granicach posiadanych upoważnień. 

     § 5. 1. Udzielenie zamówienia powinno następować poprzez zawarcie umowy z zachowaniem formy pisemnej, dopuszcza się możliwość odstąpienia od tej zasady dla zamówień o wartości poniżej 5.000 zł brutto. W przypadku robót budowlanych, projektów i  usług  nietypowych umowa jest wymagana bez względu na jej wartość.

     2. W przypadku realizacji dostaw, które nie są finansowane z udziałem środków Unii Europejskiej, dopuszcza się udzielanie zamówień powyżej 5.000 zł brutto do 30.000 zł brutto bez zawierania umów w sytuacji, gdy potwierdzeniem dostaw jest faktura VAT, a zobowiązania sprzedawcy wynikające z tytułu rękojmi i gwarancji są wystarczające ze względu na przedmiot zamówienia i sposób jego realizacji.

     3. W przypadku robót budowlanych zlecanych przez jednostki organizacyjne gminy-miasto Grudziądz, których wartość przekracza kwotę 20.000 zł brutto istnieje obowiązek powoływania inspektorów nadzoru. Przy robotach budowlanych o wartości poniżej 20.000 zł brutto decyzję o zasadności powołania inspektora nadzoru podejmuje kierownik jednostki na podstawie oceny ryzyka uwzględniającej stopień złożoności wykonywanych robót.

     4. Kierownik jednostki organizacyjnej gminy-miasto Grudziądz może podjąć decyzję o nie powołaniu inspektora nadzoru, jeżeli pracownicy jednostki posiadają właściwe przygotowanie merytoryczne w zakresie wykonywanych robót budowlanych.  

     § 6. Umowa zawarta z wykonawcą podlega wpisowi do rejestru umów w sprawach zamówień publicznych prowadzonego przez każdą jednostkę, który powinien zawierać m. in.:

1) numer umowy;

2) datę zawarcia umowy;

3) przedmiot umowy;

4) nazwę i adres wykonawcy z którym zawarto umowę;

5) wartość umowy brutto;

6) wartość umowy netto;

7) znak sprawy.

     § 7. 1. Pracownik merytoryczny odpowiedzialny za realizację zadania jest zobowiązany do przechowywania całości dokumentacji związanej z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wraz z umową o wykonanie zamówienia przez okres ustalony w instrukcji kancelaryjnej, w sposób gwarantujący jej kompletność
i czytelność, przy zachowaniu tajemnicy służbowej i bezpieczeństwa dokumentów.     

     2. Archiwizacja dokumentacji w sprawie zamówień publicznych odbywa się na podstawie odrębnych przepisów.

     § 8. Wykonanie Zarządzenia powierzam kierownikom komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego w Grudziądzu oraz kierownikom jednostek organizacyjnych gminy-miasto Grudziądz.

     § 9. Kontrolę realizacji Zarządzenia powierzam:

1) w przypadku Urzędu – Sekretarzowi Miasta;

2) w przypadku pozostałych jednostek organizacyjnych gminy-miasto Grudziądz – Skarbnikowi Miasta. 

     § 10. Tracą moc:

1) Zarządzenie Nr 31/08 Prezydenta Grudziądza z dnia 1 lutego 2008 r. w sprawie zasad wykonywania czynności kancelaryjnych oraz udzielania zamówień publicznych przez gminne jednostki organizacyjne;

2) Okólnik Nr 29/08 Prezydenta Grudziądza z dnia 29 lutego 2008 r. w sprawie regulaminu udzielania zamówień publicznych dla Urzędu Miejskiego w Grudziądzu o wartości szacunkowej do 14.000 euro. 

     § 11. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 16 kwietnia 2014 r.